Σαφής υπευθυνότητα: ποιος παραδίδει ποιο αποτέλεσμα;
Συνδέστε το αποτέλεσμα με αρμοδιότητες, πόρους και συγκεκριμένα κριτήρια παράδοσης.
Ξεκινήστε από το αποτέλεσμα.
Η συνεργασία μεταξύ τμημάτων χρειάζεται πολλές συνεισφορές. Η κοινή συμμετοχή όμως μπορεί να αφήσει το τελικό αποτέλεσμα χωρίς σαφή υπεύθυνο. Περιγράψτε πρώτα τι χρειάζεται ο αποδέκτης και μετά μοιράστε ρόλους.
Ο υπεύθυνος δεν χρειάζεται να εκτελεί κάθε εργασία. Χρειάζεται να μπορεί να αντιμετωπίζει αποκλίσεις, να εξασφαλίζει τις απαραίτητες συνεισφορές και να παραπέμπει αποφάσεις που υπερβαίνουν την αρμοδιότητά του.
Συνδέστε τη δέσμευση με εξουσιοδότηση και πόρους.
Ξεκαθαρίστε ποιες αποφάσεις μπορεί να παίρνει το άτομο, ποια όρια ισχύουν και πότε χρειάζεται παρέμβαση ανώτερου επιπέδου. Η ευθύνη χωρίς πληροφορίες ή διαθέσιμο χρόνο δημιουργεί μόνιμη σύγκρουση.
Εξετάστε πέντε ερωτήματα: τι παραδίδεται, τι αποφασίζει ο υπεύθυνος, ποιος συνεισφέρει, πότε γίνεται παραπομπή και ποιο στοιχείο αποδεικνύει ότι το αποτέλεσμα είναι αξιοποιήσιμο;
Δοκιμάστε τη συμφωνία στην παράδοση.
Επιλέξτε μια διασύνδεση με συχνές διευκρινίσεις ή διορθώσεις. Συμφωνήστε τις απαραίτητες πληροφορίες και τα κριτήρια αποδοχής. Ορίστε τι συμβαίνει όταν λείπουν στοιχεία, υπάρχει επείγουσα προθεσμία ή αντικρουόμενες απαιτήσεις.
Δοκιμάστε τη συμφωνία με τους εμπλεκόμενους σε μια συνηθισμένη και σε μια δύσκολη περίπτωση. Οι σαφείς ρόλοι πρέπει να διευκολύνουν τη συνεργασία, όχι τη μεταφορά προβλημάτων στον επόμενο.
Ελέγξτε την επίδραση στην καθημερινότητα.
Συγκρίνετε διευκρινίσεις, διορθωτικό χρόνο και αναμονή σε συγκεκριμένο διάστημα. Λάβετε υπόψη μεταβολές στον όγκο και στη δυσκολία. Ρωτήστε και τις δύο πλευρές αν οι προσδοκίες έγιναν σαφέστερες.
Όταν παρόμοια προβλήματα εμφανίζονται σε πολλές διαδικασίες, εξετάστε πρώτα την κοινή δομική αιτία. Μια ανάλυση της υφιστάμενης κατάστασης βοηθά να οριστεί η σωστή σειρά αλλαγών.